Let op met tankbonnetjes en btw
Rijd jij als ondernemer ook rond in een auto van de zaak? Dan mag je de kosten van elke tankbeurt in je boekhouding verwerken. Het vervelende is dat op de tankbonnen geen naam of adres van de afnemer staat, en dit is een vereiste van de Belastingdienst. In de afgelopen jaren heeft er veel fraude plaatsgevonden met tankbonnen, daardoor is de Belastingdienst actiever gaan controleren en legt regelmatige hoge boetes op.
De boete voor het niet kunnen overhandigen van een sluitende rittenregistratie kan oplopen tot maar liefst €5.278,- plus een eventuele naheffing. Gelukkig zijn er eenvoudige oplossingen voor het leed dat tankbonnen heet.
Een tankpas is vaak de beste oplossing
Een gemakkelijke manier om dit aan te tonen, is door een zakelijke tankpas of een pinpas/creditcard op naam van het bedrijf te gebruiken.
Wanneer je contant of met een privé betaalpas betaald is het veel lastiger om aan te tonen dat het een zakelijke transactie betreft, omdat je per tankbeurt aan moet geven wat de reden was dat je die dag zakelijk op pad was. Bovendien moet je alle papieren tankbonnen en bankafschriften bewaren. Bij een zakelijke betaalpas of creditcard hoef je de reden niet te specificeren, maar je moet wel alle tankbonnen en bankafschriften bewaren.
Met de tankpas ontvang je periodiek een overzicht van al je tankbeurten, en één factuur met getankte liters per bedrijfsauto. De Belastingdienst erkent dit factuur en zo kan je deze indienen als kostenpost én krijg je de btw op benzine ook weer terug. Door de tankpas is het verzamelen van alle tankbonnetjes niet meer nodig.
Maak een kopie van de tankbon
Als de Belastingdienst komt controleren, willen ze altijd de bonnen naast je administratie leggen. Door de tankpas heb je alle facturen overzichtelijk bij elkaar, in tegenstelling tot papieren tankbonnen die je moet verzamelen en bewaren.
Het nadeel van papieren tankbonnen is dat ze snel vervagen en daardoor slecht of onleesbaar worden. Een goed boekhoudprogramma werkt met een scan functie, waardoor je na het tanken snel een foto van de tankbon kunt maken, en zo de btw op de brandstof gemakkelijk in de administratie boekt. Let wel dit kan niet met een privé betaalpas of creditcard. Dit is omdat er meer toelichting gegeven moet worden, anders accepteert de belastingdienst de btw teruggave niet. Maar als je deze software niet hebt, kan de hoeveelheid administratie bij meerdere tankbeurten per maand flink oplopen.
Bron: De actuele fiscale regels staan bij de Belastingdienst. Regelgeving verandert; raadpleeg voor je eigen situatie altijd de officiële bron.
