Een groeiend wagenpark levert niet alleen meer mobiliteit op, maar ook meer administratie. Tanktransacties, laadsessies, ritten, onderhoudsmomenten en parkeerkosten staan vaak in verschillende systemen. Daardoor kost het veel tijd om te achterhalen wat ieder voertuig kost en hoe het wordt gebruikt.
Met fleet management software breng je deze informatie samen in één centraal dashboard. Je krijgt meer inzicht in voertuigen, ritten en mobiliteitskosten, zonder steeds verschillende spreadsheets en portals te openen. Zo kun je sneller bijsturen en wordt wagenparkbeheer minder afhankelijk van handmatig bijgehouden gegevens.
Wat doet fleet management software?
Fleet management software is een digitaal systeem voor het beheren van bedrijfsvoertuigen. Het helpt je om informatie over voertuigen, medewerkers en mobiliteitskosten overzichtelijk vast te leggen.
Welke gegevens je ziet, hangt af van de producten, passen en voertuigsystemen die je koppelt. Denk aan:
- tanktransacties per voertuig of medewerker;
- laadsessies en laadkosten;
- zakelijke, privé- en woon-werkritten;
- parkeertransacties;
- actuele voertuiglocaties;
- onderhoudsmomenten en APK-herinneringen;
- kilometers, verbruik en CO₂-uitstoot.
In TanQyou FleetManager komen deze gegevens samen in één omgeving. Daardoor ontstaat een completer beeld van het wagenpark dan wanneer iedere mobiliteitsdienst afzonderlijk wordt beheerd.
Realtime inzicht in voertuigen en ritten
Wil je zien waar bedrijfsvoertuigen zich bevinden? Dan is een gekoppelde rittenregistratiedongel nodig. Deze registreert automatisch ritten, afstanden, tijden en locaties. De actuele voertuiglocatie wordt vervolgens zichtbaar in FleetManager.
Realtime inzicht is vooral nuttig voor bedrijven met medewerkers die dagelijks onderweg zijn. Je kunt sneller zien welk voertuig zich in de buurt van een klant of project bevindt. Ook wordt het eenvoudiger om vragen over aankomsttijden of gereden routes te beantwoorden.
Locatiegegevens van medewerkers zijn persoonsgegevens en moeten daarom zorgvuldig worden gebruikt. Zorg voor een duidelijk en gerechtvaardigd doel, beperk de toegang tot bevoegde gebruikers en leg vast hoelang gegevens worden bewaard. Informeer medewerkers vooraf over welke gegevens worden geregistreerd en waarvoor deze worden gebruikt.
Heeft je organisatie een ondernemingsraad? Dan kan instemming van de ondernemingsraad nodig zijn bij het invoeren van een systeem waarmee medewerkers kunnen worden gevolgd. Lees meer over rittenregistratie en privacy.
Fleet management software geeft grip op kosten
Een wagenpark kost meer dan alleen de aanschaf of lease van voertuigen. Ook brandstof, stroom, parkeren, onderhoud en gereden kilometers bepalen de totale mobiliteitskosten.
Wanneer deze gegevens verspreid staan, zie je afwijkingen vaak pas laat. Met fleet management software kun je voertuigen en perioden met elkaar vergelijken. Zo herken je bijvoorbeeld een bedrijfswagen met een opvallend hoog brandstofverbruik of terugkerende hoge parkeerkosten.
Met de zakelijke tankpas van TanQyou worden tanktransacties automatisch aan het gekoppelde voertuig of de gekoppelde medewerker toegewezen. Laadgegevens, ritten en parkeertransacties kunnen eveneens in het wagenparkoverzicht worden meegenomen.
Dit geeft je een betere basis voor gesprekken over rijgedrag, voertuigkeuze en mobiliteitsbudgetten. Je stuurt dan niet alleen op aannames, maar op het daadwerkelijke gebruik van het wagenpark.
Automatische rittenregistratie zonder Excel
Handmatige rittenregistratie kost tijd en is foutgevoelig. Medewerkers kunnen ritten vergeten, verkeerde afstanden invullen of zakelijke, privé- en woon-werkkilometers niet goed van elkaar scheiden.
Met de automatische rittenregistratie van TanQyou worden ritten door de dongel automatisch vastgelegd. Deze registreert onder andere het tijdstip, de afstand en de vertrek- en aankomstlocatie. Medewerkers kunnen ritten vervolgens classificeren als zakelijk, privé of woon-werk. Ook kunnen zij notities toevoegen of een rit aan een project koppelen.
Hierdoor hoeft de administratie aan het einde van de maand geen verschillende Excel-bestanden te verzamelen. De ritinformatie is centraal beschikbaar en kan worden gecombineerd met tank-, laad- en parkeertransacties.
Controleer de rittenregistratie wel regelmatig. Automatische registratie verkleint de kans op ontbrekende ritten, maar de gebruiker blijft verantwoordelijk voor een correcte classificatie en administratie.
Onderhoud plannen en stilstand beperken
Ook onderhoud hoort bij goed wagenparkbeheer. Wanneer een APK of servicebeurt te laat wordt ingepland, kan dat leiden tot onnodige stilstand en extra kosten.
FleetManager kan meldingen geven voor APK’s en geplande onderhoudsmomenten. Hierdoor hoef je minder data handmatig in agenda’s of spreadsheets bij te houden. Je ziet eerder welke voertuigen aandacht nodig hebben en kunt onderhoud beter rondom de planning van medewerkers organiseren.
Software voorkomt niet automatisch iedere storing. Het helpt je wel om voorspelbaar onderhoud eerder te signaleren en afspraken centraal te beheren. Voor een betrouwbare planning is het belangrijk dat de voertuig- en onderhoudsgegevens actueel worden gehouden.
Inzicht in CO₂ en werkgebonden mobiliteit
Voor steeds meer organisaties is inzicht in zakelijke kilometers en woon-werkverkeer belangrijk. Over het kalenderjaar 2025 geldt de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit voor organisaties met 100 of meer werknemers die aan de overige voorwaarden voldoen.
Er is een wijziging aangekondigd waardoor de grens voor 2026 en latere jaren mogelijk wordt verhoogd naar 250 werknemers. Deze wijziging is nog niet definitief. Controleer daarom altijd de actuele regels voordat je bepaalt of jouw organisatie rapportageplichtig is.
De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland legt uit welke organisaties onder de verplichting vallen en welke mobiliteitsgegevens nodig zijn. Bekijk hiervoor de informatie over de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit.
Fleet management software kan helpen om rit-, brandstof- en laadgegevens gestructureerd te verzamelen. De WPM-rapportage gaat echter niet alleen over voertuigen uit het eigen wagenpark. Ook andere vervoersmiddelen en het woon-werkverkeer van medewerkers kunnen onderdeel zijn van de rapportage.
Controleer daarom altijd of de beschikbare gegevens aansluiten op alle onderdelen die jouw organisatie moet indienen. Een dashboard ondersteunt het verzamelproces, maar vervangt geen inhoudelijke controle van de rapportage.
Welke wagenparksoftware past bij je bedrijf?
Kijk bij de keuze voor wagenparksoftware niet alleen naar het aantal functies. Bepaal eerst welke vragen je wilt beantwoorden. Wil je vooral kosten per voertuig volgen, ritten automatisch registreren, onderhoud plannen of actuele voertuiglocaties bekijken?
Let vervolgens op gebruiksgemak, beschikbare koppelingen, privacy, rapportagemogelijkheden en kosten. Een uitgebreid systeem heeft weinig waarde wanneer medewerkers het niet goed gebruiken of wanneer de gegevens niet aansluiten op de dagelijkse processen.
TanQyou FleetManager is zonder abonnementskosten te gebruiken. Je betaalt dus niet afzonderlijk voor het gebruik van het FleetManager-dashboard. Voor gekoppelde mobiliteitsdiensten en producten kunnen wel kosten gelden. Voor automatische rittenregistratie en realtime voertuiglocaties is bijvoorbeeld een betaalde rittenregistratiedongel nodig.
Start met fleet management software
Wil je tanken, laden, parkeren en ritten niet langer in losse systemen beheren? Met TanQyou FleetManager verzamel je belangrijke wagenparkgegevens in één centraal dashboard.
Bekijk de mogelijkheden van gratis fleet management software en ontdek welke koppelingen passen bij jouw voertuigen, medewerkers en administratie.