Zakelijke mobiliteit bestaat allang niet meer alleen uit brandstof. Binnen hetzelfde wagenpark rijden mogelijk brandstofauto’s, elektrische voertuigen en plug-inhybrides. Medewerkers tanken, laden en parkeren bovendien op verschillende momenten en locaties. Wanneer al deze kosten in losse apps, portals en declaraties terechtkomen, verliest de administratie snel het overzicht.
Door laad-, tank- en parkeerkosten in één platform samen te brengen, ontstaat een centrale administratie voor je mobiliteit. Je ziet welke kosten bij welk voertuig of welke medewerker horen en hoeft gegevens niet steeds uit verschillende systemen te verzamelen. Dat bespaart tijd, vermindert fouten en maakt het eenvoudiger om mobiliteitskosten correct te verwerken.
Waarom laad-, tank- en parkeerkosten versnipperen
Veel bedrijven zijn hun mobiliteitsdiensten stap voor stap gaan uitbreiden. Eerst kwam er een tankpas, later een laadpas en vervolgens een parkeerapp. Iedere dienst bracht een eigen account, factuur of beheeromgeving met zich mee.
Hierdoor moet de administratie regelmatig schakelen tussen verschillende bronnen. Een tanktransactie staat in het ene systeem, een laadsessie in een andere portal en een parkeeractie in een losse app. Daarnaast dienen medewerkers soms nog bonnetjes of declaraties in.
Deze versnippering maakt het moeilijker om de totale kosten per voertuig te bepalen. Ook kost het extra tijd om te controleren of een transactie zakelijk is en bij de juiste medewerker, auto of kostenplaats hoort.
Met TanQyou FleetManager breng je deze mobiliteitsgegevens samen in één centraal dashboard.
Mobiliteitskosten in één platform beheren
Eén platform voor laad-, tank- en parkeerkosten geeft je een compleet overzicht van het gebruik van je wagenpark. Je hoeft niet langer iedere kostensoort afzonderlijk te bekijken voordat je weet wat een voertuig werkelijk kost.
Tanktransacties worden aan de tankpas en het bijbehorende voertuig gekoppeld. Laadsessies worden geregistreerd via de laadpas en parkeeracties via de parkeerapp. Wanneer voertuigen en medewerkers correct zijn ingericht, kun je de transacties gericht terugvinden.
Hierdoor wordt het eenvoudiger om vragen te beantwoorden. Welk voertuig heeft de hoogste brandstofkosten? Hoeveel wordt er onderweg geladen? Welke medewerkers maken regelmatig parkeerkosten? En wat zijn de totale mobiliteitskosten per maand?
Het dashboard geeft je de gegevens om deze vragen sneller te beantwoorden. De interpretatie en controle blijven onderdeel van goed wagenparkbeheer.
Tankkosten zonder losse brandstofbonnen
Met een zakelijke tankpas van TanQyou hoeven medewerkers brandstof niet zelf voor te schieten. De tanktransacties worden automatisch geregistreerd en op een zakelijke factuur verzameld.
Dat voorkomt dat medewerkers na iedere tankbeurt een bonnetje moeten bewaren en declareren. Ook wordt het eenvoudiger om het aantal liters en de kosten per bedrijfsauto te controleren.
Volgens de Belastingdienst moet bij brandstofkosten duidelijk zijn dat je bedrijf de afnemer is wanneer je de btw wilt aftrekken. Betaling met een zakelijke tankpas kan helpen om de betaling naar de onderneming te herleiden. Bekijk hiervoor ook de uitleg van de Belastingdienst over brandstofbonnen en btw.
Laadkosten per voertuig inzichtelijk maken
Elektrische voertuigen voegen een nieuwe kostenstroom toe aan de wagenparkadministratie. Medewerkers laden mogelijk op kantoor, thuis en onderweg. Zonder centrale registratie is het lastig om deze kosten aan het juiste voertuig of de juiste medewerker te koppelen.
Met de zakelijke laadpas van TanQyou worden openbare laadsessies automatisch geregistreerd. De laadpas kost €2,50 per maand en werkt bij meer dan 700.000 laadpunten in Europa. TanQyou rekent geen eigen opslag per geladen kWh.
In FleetManager kun je de laadsessies naast de andere mobiliteitsgegevens bekijken. Daardoor zie je niet alleen hoeveel een elektrische auto laadt, maar kun je de laadkosten ook vergelijken met de kosten en het gebruik van andere voertuigen.
Controleer bij iedere laadsessie wel het tarief van de laadpaal. Dit tarief wordt door de laadpaalbeheerder bepaald en kan per locatie verschillen.
Parkeerkosten direct digitaal registreren
Parkeerkosten zorgen vaak voor veel kleine declaraties. Een medewerker betaalt bij een automaat, bewaart een bonnetje en declareert het bedrag later. Voor de administratie betekent dit veel handmatige controles voor relatief kleine bedragen.
Met TanQyou Park voor bedrijven starten en stoppen medewerkers hun parkeeractie via de app. Zakelijke gebruikers betalen €0,25 per parkeeractie, naast het plaatselijke parkeertarief.
De parkeertransactie wordt digitaal geregistreerd en aan het gebruikte kenteken of account gekoppeld. Daardoor is er minder afhankelijkheid van papieren bonnetjes en losse declaraties.
Spreek intern wel af dat medewerkers altijd het juiste kenteken en de juiste parkeerzone controleren. Ook moeten zij de parkeeractie stoppen zodra ze vertrekken. Anders kunnen onnodige kosten ontstaan.
Wanneer is je mobiliteitsadministratie boekhoudproof?
Eén platform maakt je administratie overzichtelijker, maar het woord boekhoudproof vraagt om nuance. Software kan transacties registreren, gegevens bundelen en facturen beschikbaar maken. De uiteindelijke fiscale verwerking blijft afhankelijk van een correcte inrichting en controle.
Zorg daarom dat bedrijfsgegevens op facturen kloppen en dat voertuigen, passen en medewerkers juist zijn gekoppeld. Bewaar facturen volgens de geldende bewaartermijnen en controleer of uitgaven daadwerkelijk zakelijk zijn.
Ook moeten privégebruik en zakelijke mobiliteit van elkaar worden onderscheiden wanneer dat voor je administratie relevant is. Bespreek bij twijfel met je boekhouder hoe tank-, laad- en parkeerkosten binnen jouw organisatie moeten worden verwerkt.
Een centraal platform vermindert dus de administratieve rompslomp, maar vervangt geen fiscale controle.
Meer grip op de kosten per voertuig
Wanneer laad-, tank- en parkeerkosten in één platform staan, kun je verder kijken dan de losse facturen. Je kunt kosten per voertuig vergelijken en onderzoeken waarom bepaalde auto’s duurder zijn in gebruik.
Een hoog bedrag hoeft niet direct een probleem te betekenen. Een medewerker die veel klantbezoeken aflegt, maakt logisch gezien meer mobiliteitskosten. Het wordt vooral interessant wanneer kosten onverwacht afwijken van het aantal gereden kilometers of het gebruik van vergelijkbare voertuigen.
Door de gegevens regelmatig te controleren, kun je gerichter sturen op voertuigkeuze, rijgedrag, laadmomenten en parkeerbeleid. Zo wordt mobiliteitsdata niet alleen administratie, maar ook input voor betere beslissingen.
Breng je mobiliteitskosten samen
Wil je af van losse portals, bonnetjes en declaraties? Met TanQyou FleetManager breng je tanktransacties, laadsessies, parkeeracties en ritten samen in één centraal dashboard.
Bekijk de mogelijkheden van één zakelijk mobiliteitsplatform en ontdek hoe je meer grip krijgt op de kosten van je voertuigen en medewerkers.