Thuisladen vergoeden aan je medewerker: zo regel je het

Dit is in de praktijk de vraag die overstappen op elektrisch ophoudt. Niet de auto, niet de actieradius — maar de vraag wie de stroom betaalt en hoe je dat netjes administreert. En overstappen wordt vanaf 2027 voor veel werkgevers aantrekkelijker, omdat de pseudo-eindheffing van 12% dan alleen nog voor fossiele personenauto’s geldt.

Bij tanken is het simpel: de pas gaat door de terminal, de transactie staat op de zakelijke factuur. Bij thuisladen loopt de stroom eerst over de privé-aansluiting van je medewerker. Zonder registratie weet niemand hoeveel kWh er in de auto van de zaak is gegaan, tegen welk tarief, en wat je dus moet vergoeden.

Wat er dan gebeurt, ken je waarschijnlijk:

• Medewerkers schatten hun verbruik en declareren een rond bedrag.
• Of ze declareren niets en betalen de zakelijke kilometers zelf.
• Of ze laden voortaan liever publiek, omdat dat wél automatisch op de zakelijke rekening komt — precies de duurste optie.

Er zijn drie onderdelen nodig, en samen kosten ze je één keer nadenken.

1. Een laadpaal die per sessie meet. Een slimme laadpaal registreert elke laadsessie apart: hoeveel kWh, op welk moment, met welke pas gestart. Dat is de basis van de verrekening, en meteen je bewijs richting de belastingdienst.

2. Een laadpas op naam van de medewerker. De medewerker start elke sessie met zijn eigen laadpas — thuis, op kantoor en onderweg. Daarmee is elke kWh herleidbaar naar één persoon en één auto. Onderweg werkt diezelfde pas bij ruim 700.000 laadpunten in Europa.

3. Een verrekening van thuisverbruik. Het thuisgeladen verbruik wordt tegen een afgesproken tarief teruggeboekt naar je medewerker, en komt bij jou op de zakelijke factuur te staan. Je medewerker houdt zijn eigen energiecontract, jij betaalt wat de auto van de zaak verbruikt heeft.

Het resultaat: één factuur per maand met alle laadsessies — thuis, op kantoor en publiek — per auto en per medewerker.

Hier bestaat geen wettelijk voorgeschreven bedrag voor. In de praktijk zie je twee methodes:

• Het werkelijke tarief van de medewerker. Het zuiverst: je vergoedt wat de stroom hem daadwerkelijk kost, op basis van zijn energiecontract. Nadeel: het verandert bij elk nieuw contract en verschilt per medewerker.
• Een vast tarief per kWh dat je jaarlijks herijkt. Eenvoudiger in de uitvoering en makkelijker uit te leggen, mits het redelijk in de buurt van de marktprijs ligt.

Wat je ook kiest: leg het schriftelijk vast in je autoregeling, noem de peildatum en spreek af wanneer je het herziet. Laat de fiscale behandeling van de vergoeding bevestigen door je accountant of salarisadviseur — de details verschillen per situatie en per contractvorm.

Drie modellen komen het meeste voor:

Leg in alle gevallen vast wat er gebeurt bij uitdiensttreding of verhuizing: wie is eigenaar, wie draagt de kosten van demontage, en hoe eindigt de verrekening.

Voor medewerkers in de stad zonder eigen parkeerplek is thuisladen geen optie. Regel dan iets anders in plaats van een uitzondering te maken:

• Een laadpaal op het bedrijfsterrein waar de auto overdag staat.
• Een aanvraag voor een openbare laadpaal in de woonstraat bij de gemeente — dat kan een medewerker zelf doen, maar het duurt vaak maanden.
• Een laadpas die goed werkt bij de publieke palen in de buurt, met heldere afspraken over snelladen.

Los van het gemak: thuisladen is doorgaans veruit de goedkoopste manier om een auto van de zaak van energie te voorzien, en het scheelt je medewerker de omweg langs een laadplein. Bedrijven die de verrekening niet regelen, zien het aandeel publiek laden oplopen — en betalen daar per kilometer een veelvoud voor.

TanQyou levert de laadpalen inclusief installatie en beheer, de laadpas op naam van je medewerkers en de verrekening van thuisverbruik op één zakelijke factuur. Wil je eerst weten hoe thuisladen met een laadpas precies werkt, lees dan dit artikel.