Kilometervergoeding naar 0,25 euro: zo onderbouw je je zakelijke kilometers

Kort antwoord: sinds 1 januari 2026 mag je als werkgever 0,25 euro per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer, in plaats van 0,23 euro. De verhoging is in mei 2026 met terugwerkende kracht goedgekeurd en wordt via het Belastingplan 2027 in de wet vastgelegd. Ben je ondernemer en rijd je zakelijk met een auto die privé op je naam staat, dan trek je over heel 2026 ook 0,25 euro per zakelijke kilometer af. In beide gevallen moet je het aantal kilometers wel kunnen onderbouwen. Met een automatische rittenregistratie ligt dat bewijs al klaar voordat het jaar om is.

Wat is er precies veranderd aan de kilometervergoeding?

De onbelaste reiskostenvergoeding stond lange tijd op 0,23 euro per kilometer. Het kabinet heeft dit bedrag verhoogd naar 0,25 euro. Vooruitlopend op de wetswijziging is de verhoging goedgekeurd in een beleidsbesluit, dat sinds 22 mei 2026 geldt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Op Prinsjesdag is de maatregel opgenomen in het Belastingplan 2027, zodat het hogere bedrag ook in 2027 en daarna blijft gelden.

De belangrijkste punten op een rij:

• Bedrag: 0,25 euro per kilometer onbelast, was 0,23 euro.
• Ingangsdatum: 1 januari 2026, met terugwerkende kracht.
• Reikwijdte: zakelijke ritten en woon-werkverkeer, ongeacht het vervoermiddel. Auto, fiets, lopen en openbaar vervoer vallen er allemaal onder.
• Niet verplicht: hoeveel je vergoedt, spreek je als werkgever af met je medewerker. Het kabinet roept werkgevers wel op het maximum te gebruiken.
• Ondernemers: ondernemers en resultaatgenieters mogen in hun aangifte inkomstenbelasting over 2026 rekenen met 0,25 euro per zakelijke kilometer.

Een volledig overzicht van de regeling vind je in deze toelichting van SRA op het belastingvrije bedrag voor reiskosten.

Wat levert 2 cent per kilometer je op?

Twee cent klinkt weinig, maar het telt snel op. Een paar rekenvoorbeelden:

• Een medewerker rijdt met zijn eigen auto 12.000 zakelijke kilometers per jaar. De onbelaste vergoeding stijgt van 2.760 euro naar 3.000 euro: 240 euro meer netto, zonder loonheffing.
• Heb je vijf van zulke medewerkers, dan gaat het om 1.200 euro per jaar aan extra onbelaste ruimte.
• Als zzp’er met 15.000 zakelijke kilometers in je privéauto trek je 3.750 euro af in plaats van 3.450 euro.
• Vergoed je nu al meer dan 0,23 euro, bijvoorbeeld 0,30 euro, dan is voortaan 2 cent per kilometer minder belast. Breng je het meerdere onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan gaat er in dat voorbeeld 0,05 euro per kilometer van je vrije ruimte af in plaats van 0,07 euro.

Hoe verwerk je de verhoging met terugwerkende kracht?

Hoe je de verhoging over de afgelopen maanden verwerkt, hangt af van wat je tot nu toe vergoedde. Grofweg zijn er drie situaties:

1. Je vergoedde 0,23 euro per kilometer. Je mag de extra 2 cent over de gereden kilometers van 2026 alsnog onbelast uitbetalen bij een volgende loonbetaling.
2. Je vergoedde meer en verwerkte het meerdere als belast loon. Je verlaagt per aangiftetijdvak het loon en de ingehouden loonheffingen met 0,02 euro per kilometer, via een correctie op de eerdere loonaangiftes.
3. Je bracht het meerdere onder in de vrije ruimte en betaalde 80 procent eindheffing. Je mag de eindheffing over 0,02 euro per kilometer verrekenen in een volgende aangifte loonheffingen.

In alle drie de gevallen heb je hetzelfde nodig: per medewerker het aantal zakelijke en woon-werkkilometers per periode. Wil je de verhoging nog binnen 2026 afronden, regel het dan vóór de laatste loonrun van het jaar en stem de verwerking af met je salarisadministratie of accountant.

Waarom is een sluitende kilometeradministratie nu extra belangrijk?

Een kilometervergoeding is alleen onbelast voor kilometers die je ook echt zakelijk of voor woon-werkverkeer hebt gereden. Vraagt de Belastingdienst om onderbouwing, dan moet de vergoeding aansluiten op een kloppende administratie. Bij een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer mag je uitgaan van maximaal 214 werkdagen per jaar bij een volledige werkweek. Voor wisselende zakelijke ritten heb je per rit gegevens nodig zoals de datum, het vertrek- en aankomstadres, het doel van de rit en het aantal kilometers.

Juist bij een correctie met terugwerkende kracht wringt het vaak. Wie ritten handmatig in Excel bijhoudt of declaraties pas achteraf invult, vergeet ritten of moet kilometers reconstrueren. Dat kost tijd, levert je medewerkers minder vergoeding op dan waar ze recht op hebben, of zorgt juist voor een te hoge declaratie die bij een controle niet overeind blijft.

Hoe helpt automatische rittenregistratie je hierbij?

Met de rittenregistratie van TanQyou leg je elke rit automatisch vast, zonder dat jij of je medewerkers iets hoeven in te vullen. Je kiest voor de plug-and-play dongel die je in de OBD-poort van de auto steekt, of voor de rittenregistratie-app. Wat je daarmee in handen hebt:

• Elke rit met datum, tijd, route en afstand, automatisch geregistreerd.
• Een eenvoudige indeling in zakelijke en privéritten, volgens de fiscale regels.
• Overzichten per medewerker en per periode, direct bruikbaar als basis voor de kilometervergoeding of je aangifte inkomstenbelasting.
• Ritten koppelen aan projecten, klanten of kostenplaatsen, handig als je reiskosten doorbelast.
• Veilige opslag, zodat je gegevens beschikbaar zijn als de Belastingdienst vragen stelt.

Beheer je meerdere voertuigen of medewerkers, dan zie je alle ritten, tank- en laadtransacties samen in FleetManager. Als zzp’er houd je alles bij in de MyTanQyou-app, samen met je tankpas, laadpas en parkeren. Zo heb je aan het einde van het jaar één overzicht in plaats van een stapel losse bonnetjes en declaraties.

Veelgestelde vragen

Hoeveel is de onbelaste kilometervergoeding in 2026?
0,25 euro per kilometer. Dit geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026, voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer.

Ben ik als werkgever verplicht om 0,25 euro per kilometer te vergoeden?
Nee. Het bedrag is het maximum dat je onbelast mag vergoeden. Hoeveel je daadwerkelijk vergoedt, spreek je af met je medewerkers of volgt uit je cao.

Geldt de verhoging ook voor zzp’ers?
Ja. Rijd je als ondernemer zakelijk met een auto die tot je privévermogen hoort, dan mag je in je aangifte inkomstenbelasting over 2026 0,25 euro per zakelijke kilometer aftrekken.

Blijft de vergoeding in 2027 op 0,25 euro?
Ja, de verhoging is structureel en is opgenomen in het Belastingplan 2027. Een hoger bedrag is op dit moment niet aangekondigd.

Welke gegevens heb ik nodig om de kilometers te onderbouwen?
Per rit de datum, het vertrek- en aankomstadres, het doel van de rit en het aantal gereden kilometers. Een automatische rittenregistratie legt deze gegevens vast zonder handwerk.

Bron: de regels voor de onbelaste reiskostenvergoeding staan in deze samenvatting van SRA. Fiscale regels kunnen wijzigen, raadpleeg voor je eigen situatie altijd de officiële bron of je accountant.