Is rittenregistratie verplicht of niet? Voor veel ondernemers en zakelijke rijders is dit een terugkerende vraag. Het korte antwoord is: niet altijd. Of rittenregistratie verplicht is, hangt af van je fiscale situatie en het gebruik van het voertuig.
In dit artikel lees je hoe je bepaalt of registratie noodzakelijk is voor jouw onderneming.
Wanneer is rittenregistratie verplicht?
Het registreren van je ritten is verplicht wanneer je wilt aantonen dat je met een zakelijke auto minder dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Zonder sluitende registratie kan de Belastingdienst uitgaan van volledige bijtelling.
Heb je een auto van de zaak en wil je bijtelling voorkomen? Dan is een sluitende registratie noodzakelijk. Dit geldt voor werknemers met een Verklaring geen privégebruik auto, maar ook voor ondernemers met een auto op de balans.
Of rittenregistratie verplicht is of niet, wordt in deze situatie dus bepaald door je wens om bijtelling te vermijden.
Wanneer is rittenregistratie niet verplicht?
Rijd je met een zakelijke auto en accepteer je bijtelling? Dan is een rittenregistratie in principe niet verplicht. De bijtelling wordt dan toegepast ongeacht het aantal privékilometers.
Gebruik je een privéauto voor zakelijke ritten als IB-ondernemer? Dan is de registratie niet wettelijk verplicht, maar wel noodzakelijk om het aantal zakelijke kilometers te onderbouwen voor de aftrek van € 0,23 per kilometer. Zonder registratie kun je deze aftrek niet onderbouwen.
In de praktijk is registratie dus vaak niet formeel verplicht, maar wel essentieel voor fiscale zekerheid.
Wat moet je kunnen aantonen?
Wanneer je ritten registreert, moeten per rit datum, kilometerstanden, vertrek- en aankomstadres en het zakelijke of privékarakter vastliggen. Bij afwijkende routes moet ook de gereden route worden vastgelegd. Dit kan handmatig bijgehouden worden, maar bijvoorbeeld ook door middel van een Dongel of de TanQyou-rittenregistratie-app.
Deze gegevens moeten controleerbaar zijn en passen binnen je volledige administratie, die je minimaal zeven jaar bewaart.
Conclusie
Is het registreren van je ritten verplicht of niet? Dat hangt af van je situatie. Wil je bijtelling voorkomen of zakelijke kilometers aftrekken, dan is een sluitende registratie noodzakelijk. Accepteer je bijtelling volledig, dan is registratie meestal niet verplicht.
Voor ondernemers geldt daarom: ook wanneer het niet strikt verplicht is, biedt rittenregistratie duidelijkheid, onderbouwing en fiscale zekerheid.
