Een tankpasintegratie in ERP zorgt ervoor dat brandstofkosten gestructureerd in de financiële administratie terechtkomen. Medewerkers hoeven geen losse tankbonnen meer te bewaren, voor te schieten of te declareren. Finance ontvangt een verzamelfactuur en kan transacties koppelen aan het juiste voertuig, de juiste kostenplaats en de juiste grootboekrekening.
Hoe automatisch dit proces verloopt, hangt af van de beschikbare koppeling. Een rechtstreekse API-koppeling werkt anders dan het importeren van een factuurbestand of transactierapport. Daarom moet je vooraf vaststellen welke gegevens de tankpasleverancier aanbiedt en welke importmogelijkheden je ERP- of boekhoudpakket ondersteunt.
Waarom losse tankbonnen problemen veroorzaken
Wanneer medewerkers brandstof zelf betalen, moet iedere tankbeurt afzonderlijk worden verwerkt. De medewerker bewaart de bon, dient een declaratie in en finance controleert het bedrag, de btw, het kenteken en het zakelijke karakter van de uitgave.
Dat proces is kwetsbaar. Bonnen kunnen beschadigd raken of kwijtraken. Kentekens en kostenplaatsen worden niet altijd correct ingevuld. Bovendien moet de administratie veel kleine transacties controleren, terwijl de betalingen verspreid over verschillende bankrekeningen en creditcards kunnen staan.
Een zakelijke tankpas vervangt deze losse betalingen door een centraal proces. De transacties worden verzameld op een btw-factuur en kunnen per kenteken inzichtelijk worden gemaakt. Met de TanQyou tankpas ontvangen zakelijke klanten automatisch een wekelijkse brandstoffactuur met onder meer liters, kosten, btw-specificatie en transacties per voertuig. De tankpas heeft geen maandelijkse abonnementskosten of paskosten.
Hoe werkt tankpasintegratie in ERP?
Er zijn verschillende manieren waarop tankgegevens in een ERP-systeem terecht kunnen komen. Niet iedere methode biedt dezelfde mate van automatisering.
Een directe softwarekoppeling
Bij een directe koppeling worden factuur- of transactiegegevens automatisch tussen de systemen uitgewisseld. Dit kan bijvoorbeeld via een API of een bestaande connector van het ERP-pakket.
Het voordeel is dat er weinig handmatige handelingen nodig zijn. Nieuwe facturen en transacties kunnen volgens vooraf ingestelde regels worden verwerkt. Een directe koppeling moet wel technisch worden ingericht en onderhouden. Controleer daarom welke velden worden uitgewisseld, hoe vaak de synchronisatie plaatsvindt en wat er gebeurt wanneer gegevens ontbreken.
Een gestructureerde elektronische factuur
Een andere mogelijkheid is een elektronische factuur die gegevens in een gestructureerd formaat aanlevert. Het ERP-systeem kan dan bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier, bedragen en btw-gegevens automatisch herkennen.
Een pdf-factuur die per e-mail wordt verstuurd is volgens Logius geen echte e-factuur. Een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die automatisch door administratiesoftware kunnen worden verwerkt. Peppol is een internationale standaard voor het veilig uitwisselen en verwerken van elektronische facturen en andere zakelijke documenten.
Importeren via een bestand
Wanneer geen directe koppeling beschikbaar is, kun je mogelijk werken met een exportbestand, zoals CSV of Excel. Finance importeert de transacties dan periodiek in het ERP-systeem.
Dit vraagt meer handelingen dan een API-koppeling, maar is nog steeds efficiënter dan tientallen losse bonnetjes verwerken. Voorwaarde is dat het exportbestand steeds dezelfde kolommen en waarden bevat. Denk aan transactiedatum, kenteken, hoeveelheid brandstof, bedrag exclusief btw, btw-bedrag en totaalbedrag.
Welke gegevens wil je automatisch boeken?
Een integratie levert pas tijdwinst op wanneer vooraf duidelijk is hoe de gegevens moeten worden verwerkt. Alleen een factuur in het ERP-systeem zetten is niet genoeg. Je wilt ook dat de kosten op de juiste plek terechtkomen.
Leg daarom vast welke gegevens nodig zijn voor de boeking:
- leverancier en factuurnummer;
- factuurdatum en betaaltermijn;
- bedrag exclusief en inclusief btw;
- btw-code;
- grootboekrekening voor brandstofkosten;
- kenteken of voertuig;
- medewerker, afdeling, project of kostenplaats;
- hoeveelheid en soort brandstof.
De factuur kan financieel als één crediteurenboeking worden verwerkt, terwijl de onderliggende transactieregels worden gebruikt voor de interne kostenverdeling. Zo blijft de aansluiting met de factuur behouden en kan management tegelijkertijd analyseren wat ieder voertuig verbruikt.
Van tanktransactie naar automatische boeking
Bij een tankpasintegratie in ERP stel je vaste boekingsregels in. Een dieseltransactie kan bijvoorbeeld standaard naar de grootboekrekening brandstofkosten gaan. Het kenteken bepaalt vervolgens aan welke kostenplaats of afdeling de uitgave wordt toegewezen.
Stel dat een bedrijf twintig voertuigen heeft. Alle tankbeurten komen op één wekelijkse factuur. Het ERP-systeem boekt het totale factuurbedrag op de crediteur en verwerkt de btw. De transactieregels worden daarna verdeeld over de twintig voertuigen.
Is een kenteken niet aan een kostenplaats gekoppeld, dan moet de boeking niet zomaar worden doorgezet. Het systeem plaatst de regel in een uitzonderingenlijst, zodat finance deze kan controleren. Automatisering betekent dus niet dat menselijke controle volledig verdwijnt. Het doel is dat medewerkers alleen afwijkingen beoordelen in plaats van iedere standaardtransactie.
Zo richt je de integratie praktisch in
Begin niet direct met techniek. Breng eerst het huidige administratieve proces in kaart. Noteer wie tankpassen beheert, wie facturen controleert, hoe voertuigen in het ERP staan en welke informatie finance nodig heeft voor de btw-aangifte en kostenrapportage.
Controleer daarna de kwaliteit van de stamgegevens. Kentekens moeten in ieder systeem op dezelfde manier zijn vastgelegd. Hetzelfde geldt voor medewerkers, voertuignummers en kostenplaatsen. Een technisch goede koppeling levert nog steeds verkeerde boekingen op wanneer de brongegevens niet kloppen.
Maak vervolgens een boekingsmatrix. Daarin leg je vast welke transacties naar welke grootboekrekeningen en kostenplaatsen gaan. Bepaal ook welke afwijkingen handmatig moeten worden gecontroleerd. Denk aan:
- een onbekend kenteken;
- een transactie boven een afgesproken bedrag;
- een afwijkende brandstofsoort;
- twee transacties kort na elkaar;
- een ontbrekende btw-code.
Test de inrichting eerst met een beperkte periode of een klein aantal voertuigen. Vergelijk de geïmporteerde gegevens met de originele factuur en controleer of het totaalbedrag, de btw en alle transactieregels aansluiten. Schaal pas op wanneer de testboekingen correct worden verwerkt.
Controle en bewaarplicht blijven noodzakelijk
Automatisch boeken verandert niets aan de fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst geeft aan dat ontvangen en verstuurde facturen in de oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard. Digitale facturen moet je daarom digitaal opslaan. Voor de meeste facturen geldt een bewaartermijn van zeven jaar.
Zorg daarnaast dat je bij een controle kunt aantonen hoe de boeking tot stand is gekomen. De koppeling tussen de originele factuur, de geïmporteerde transacties en de financiële boeking moet behouden blijven.
Leg ook vast wie instellingen mag wijzigen. Wanneer iedere gebruiker btw-codes, grootboekrekeningen of voertuigkoppelingen kan aanpassen, neemt het risico op verkeerde boekingen toe. Werk daarom met duidelijke rollen en periodieke controles.
Combineer boekhouding met wagenparkbeheer
Finance kijkt vooral naar de juiste verwerking van kosten en btw. Voor de fleetmanager zijn dezelfde gegevens waardevol om brandstofverbruik, kosten per voertuig en afwijkende transacties te analyseren.
Met TanQyou FleetManager komen tanktransacties, laadkosten, rittenregistratie en parkeertransacties samen in één dashboard. Tanktransacties zijn per voertuig of medewerker inzichtelijk. Daarmee kun je de financiële administratie aanvullen met operationele informatie over verbruik en voertuigkosten.
Een centraal mobiliteitsdashboard is echter niet automatisch hetzelfde als een rechtstreekse koppeling met ieder ERP-pakket. Controleer daarom vóór implementatie welke exportformaten, factuurmogelijkheden of technische koppelingen beschikbaar zijn voor jouw administratie.
Veelvoorkomende fouten bij ERP-integratie
Een veelgemaakte fout is dat bedrijven direct naar een technische koppeling zoeken, zonder eerst het administratieve proces te standaardiseren. De software automatiseert dan een proces waarin kentekens, kostenplaatsen en verantwoordelijkheden nog niet goed zijn ingericht.
Een tweede fout is dat alleen de pdf-factuur wordt ingelezen. Daarmee kan het factuurbedrag worden geboekt, maar ontbreken mogelijk de transactieregels die nodig zijn om kosten per voertuig te verdelen.
Ook het volledig uitschakelen van controles is riskant. Een boekingsregel kan technisch correct zijn, terwijl de transactie inhoudelijk opvallend is. Denk aan een ongebruikelijk hoog aantal liters of tanken met een brandstofsoort die niet bij het voertuig past.
Meet daarom na invoering niet alleen hoeveel boekingen automatisch worden verwerkt. Kijk ook naar het aantal uitzonderingen, correctieboekingen, onbekende kentekens en facturen die niet direct aansluiten.
Minder handwerk met tankpasintegratie in ERP
Met tankpasintegratie in ERP vervang je losse bonnetjes door een centraal en controleerbaar administratief proces. De grootste winst ontstaat wanneer facturen, transactieregels, kentekens en kostenplaatsen volgens vaste regels worden verwerkt.
Begin met een duidelijke procesbeschrijving en betrouwbare stamgegevens. Bepaal daarna of een directe koppeling, een elektronische factuur of een periodieke import het beste bij je organisatie past. Controleer altijd welke technische mogelijkheden daadwerkelijk beschikbaar zijn in je ERP-systeem en bij je tankpasleverancier.
Bekijk de zakelijke tankpas van TanQyou en centraliseer tanktransacties op één overzichtelijke btw-factuur.
